Tandartspraktijk en personeel

Hoe ga ik om met personeel in een tandartspraktijk? En wat is de beste methode van dossierbeheer?
Manage uw personeel op een consequente en respectvolle manier. Beide partijen hebben hier baat bij.
Als de praktijk een duidelijke functieomschrijving en beleid heeft, ontstaat al vanaf het begin van de samenwerking tussen praktijk en personeel duidelijke verwachtingen en hoeft er in de toekomst minder bijgestuurd te worden.
Beleid en protocol voor personeel moet:

• Wettelijk onderbouwd zijn
• Duidelijk onderbouwd zijn
• Verstrekt zijn aan alle personeel
• Eenvoudig te raadplegen zijn
• Te gebruiken zijn als leidraad / referentiemateriaal
• Periodiek worden besproken / herhaald
• Beloningen voor goed functioneren moeten duidelijk staan omschreven en gehandhaafd.
• Evenals de beloningen, moeten sancties duidelijk staan omschreven en gehandhaafd.

Omschrijf een duidelijke proces waar personeel zich toe kan wenden bij vragen over personeelszaken, dagelijkse werkzaamheden. Vooral bij een praktijk met meerdere leidinggevenden/eigenaren.

Casus uit de praktijk
Bij een praktijk in Noord Holland kwam de partner van de praktijkeigenaar dagelijks op de praktijk voor administratieve werkzaamheden. De partner kwam zeer onregelmatig langs en deed eenvoudige huishoudelijk werk (bloemen vervangen, kantine aanvullen etc.) en maakte daarnaast een praatje met het personeel. Twee personeelsleden vroegen bij de betreffende partner vakantieverlof aan in de veronderstelling dat de partner dat zou inplannen en afstemmen met de praktijkhouder/tandarts.
Echter, werd er wel een toezegging gedaan op het nemen van verlof, maar werd niets ingepland noch afgestemd met de agenda van de tandarts. Halverwege juli gingen beide medewerkers met vakantie.

Het catastrofale gevolg: De tandarts stond van de één op de andere dag letterlijk alleen met de patiënten, zonder assistentes. Niemand die bij de balie en telefoon stond, niemand voor de steri en niemand aan de stoel.
De praktijk belde na een week alle patiënten af voor de komende maand. De praktijkhouder ging met een ernstige burn-out met verzuim. Wellicht een opeenhoping van gebeurtenissen, waardoor de beste man overspannen werd. Echter had dit voorkomen kunnen worden, als er correct was omgegaan met de verlof planning.
Bovenstaande casus is een waargebeurde en buitengewoon triest relaas als gevolg van een incorrecte personeelsmanagement. Als er geen tijd is voor personeelsmanagement, besteed het dan uit aan een extern partij.

Madevo B.V. heeft hier ervaring mee. Wij stemmen vakantieverlof dusdanig af, dat zowel praktijk als personeel een fijne vakantie kan houden.
Naast de vakantieplanning zijn er talloze overige personeelszaken die noodzakelijk zijn tijdig te plannen en te regelen.
Madevo kiest de meest werkvloer verantwoorde, wettelijke verantwoorde en duurzame oplossing voor zowel u als uw personeel.
Wat is werkvloer verantwoord? Er rekening mee houden dat een beslissing voor een medewerker niet in strijd mag zijn met een andere beslissing naar een andere medewerker toe.
Wat is wettelijk verantwoord? Dat de actuele wet- en regelgeving in acht wordt genomen en beslissing moeten passen binnen de daarvoor in werking gestelde wetten.

Personeel hecht waarde aan goede begeleiding. Goede begeleiding is o.a. een periodieke evaluatie waarin aandacht wordt besteed aan het functioneren. Een misconceptie is dat het evalueren eenzijdig is en dat enkel de werknemer moet worden geëvalueerd. De werkgever is net zo belangrijk. Geef de werknemer de ruimte om ook feedback te geven op de leidinggevende. Dit is geen moeilijk onderwerp als door de leidinggevende duidelijk wordt aangegeven dat de werknemer ook een zegje mag doen over de verwachtingen naar de leidinggevende toe.

Casus uit de praktijk
Bij een praktijk in de omgeving van Maastricht was er een preventie assistente die het leuk vond om zelf aan patiënten te vertellen wat haar werkzaamheden uit bestonden, maar daarvoor niet de gelegenheid kreeg. De tandarts deed dat altijd voor haar. Bij patiënten, bijeenkomsten, bij het bezoeken van een beurs vertelde de tandarts trots over haar functioneren, waar ze zelf bijstond. Na enkele jaren trok de assistente bij ons (Madevo) aan de bel, om werk bij een andere praktijk voor haar te vinden. Na uitvoerige gesprekken bleek dat de assistente het kwalijk vond dat in haar bijzijn altijd maar over haar werd gesproken alsof ze er niet bijstond. Zij wilde meer voor zichzelf opkomen en assertiever zijn. Echter was dit nooit gecommuniceerd met de werkgever. Na overleg met de werkgever en assistente en een aantal zaken te hebben bijgepraat, besloot de assistente toch maar bij de vertrouwde werkgever te blijven. Een succesverhaal, doordat kleine details bespreekbaar werden gemaakt.

Bovenstaand situatie is vaak een kleine detail. Echter kunnen kleine details zich ophopen en een werknemer of zelfs werkgever tot een beslissing bewegen om bijvoorbeeld uit elkaar te gaan (ondanks het fijne samen werken). Voorkom dit door zaken altijd bespreekbaar te maken en in goed overleg afspraken te maken.
Als u twijfelt over de aanpak van dit gesprek, is dat niet erg. Schakel desnoods een externe in die u hiermee kan bijstaan. Een goede kwalitatieve evaluatiegesprek vergt nu eenmaal een doordachte aanpak.

Neem contact op met Madevo! Wij voeren dagelijks allerlei evaluatiegesprekken met personeel van praktijken door het hele land. Wij hebben voldoende casussen uit de praktijk waar wij onze lering uit trekken om vervolgens proactief toe te passen in de praktijk.

Madevo B.V. pionier in advies voor tandartspraktijken!